Journal

Un outil de collaboration et de planification d’une étonnante simplicité : organisez, trouvez, et affichez toutes sortes d’informations corporatives en un seul endroit. Fini, la gestion du papier!

Interface générale du journal

Assurément, le module Journal sera le premier logiciel que vous lancerez après l’ouverture de votre ordinateur. Du fait de son intégration serrée aux autres composantes de la suite Gestion CMEQ, il deviendra rapidement votre principal outil de gestion pour toutes les informations et événements qui gravitent autour des documents d’affaires que vous produisez.

Le journal peut prendre en charge la gestion des calendriers – rendez-vous, visites de chantier, appels de service, dates cibles, suivis de vente, calendriers de maintenance –, la planification de groupes de rencontre, le partage d’informations entre les utilisateurs, l’assignation d’activités à vos ressources, les communications internes entre les employés, les suivis de dossiers, le contrôle des appels entrants et sortants, des messages, des tâches à effectuer, etc.

En fait, toutes les données qui ne sont pas formalisées dans les autres modules de la suite Gestion CMEQ peuvent être centralisées dans le module Journal. Si vous avez une information à inscrire sur un post-it, faites-le plutôt dans le journal. Vous avez des informations à consigner sur le dossier d’un client (collection, garantie, numéros de série, etc.), utilisez le journal. Vous recevez un courriel sur un extra, copiez-le dans le journal de la demande de changement au moyen des fonctions Copier/Coller de Windows. Les possibilités sont infinies.

Comme le Journal peut contenir des masses imposantes de données, le module vous fournit de multiples possibilités pour structurer l’information.

Numérisation des documents

Fini le temps perdu à trier, photocopier, brocher et classer lettres, plans, devis, schémas, etc. Dès que le document est numérisé, Gestion CMEQ s'en charge. C'est efficace, rapide et sans erreurs. Un engin de recherche ultra-rapide vous permet de trouver les informations et les documents en utilisant des mots-clés. En utilisant le classeur virtuel de Gestion CMEQ, vous diminuez vos coûts de fournitures de bureau et récupérez l'espace de plancher occupé par les filières et classeurs

Gestion CMEQ présente les entrées de journal dans un contexte similaire à Outlook qui met l’accent sur la collaboration entre utilisateurs. Une entrée de journal, conceptuellement, est très similaire à un courriel et peut être transférée au journal d'un autre utilisateur, même si elle est déjà reliée à un document (ex.: une entrée de journal associée à un bon de commande peut être acheminée également au journal du gestionnaire de projet).

Cette approche permet à l'entreprise de centraliser la majeure partie des échanges d'information entre les utilisateurs dans la base de données de Gestion CMEQ.

Critères de recherche

  • Par plage de dates
  • Entrées complétées ou non
  • Objet de l’entrée ou texte contient des séquences de texte

Les entrées correspondantes seront affichées en tenant également compte des autres critères (ex. : les entrées du 1er janvier 2011 au 31 janvier 2011 pour les utilisateurs Jean et Carole, dont le texte ou l’objet contient SUIVI GARANTIE). Si vous prenez la bonne habitude d’insérer les coordonnées des personnes avec lesquelles vous communiquez dans les entrées de journal, il vous sera alors facile de monter un dossier en utilisant le nom du contact et/ou son nom d’entreprise comme critère d’extraction, indépendamment du fait que les entrées concernées peuvent également être liées à des projets, des factures, des bons de commande, etc.

Recherche avancée

Lorsque vous cliquez sur cette rubrique, la section des critères de sélection est augmentée de critères supplémentaires. Vous pouvez ainsi préciser des recherches par nom de contact, par document et référence, par catégorie et par état.

Sélection des utilisateurs

Vous pouvez sélectionner ou désélectionner un utilisateur en cliquant sur son nom. Vous pouvez également faire des sélections multiples en cliquant sur plusieurs noms en séquence. Pour sélectionner tous les utilisateurs, cochez l’option correspondante au-dessus de la liste.

Tri de la liste des entrées

Par défaut, la liste des entrées est présentée par ordre de date et, à l’intérieur d’une même date, par ordre d’heure de début. Vous pouvez trier la liste selon votre choix en cliquant sur les rubriques en haut de la liste (ex. : cliquez sur la rubrique « Utilisateur » pour trier selon cette donnée). Si vous cliquez à nouveau sur la même rubrique, le logiciel effectue le même tri, mais dans l’ordre inverse.

Visualisation d'un document virtuel

Modification d'une entrée existante

Dès qu'un document numérisé est associé à une entrée de Journal, on le retrouve facilement par les mots-clés qui lui ont été associés. Le nom du document apparaît dans l'entrée du Journal et un clic de souris permet de l'afficher instantanément.

Créer/Modifier/Supprimer/Copier

En plus de pouvoir créer, modifier ou supprimer une entrée à partir de cette fenêtre, vous pouvez également la copier dans le journal d'un autre utilisateur en cliquant sur « Copier », puis en sélectionnant l’utilisateur destinataire dans la liste qui s’affiche.

Imprimer les entrées

Pour procéder à l’impression des données présentées à l’écran, cliquez sur le bouton « Imprimer liste ». Pour imprimer seulement l’entrée sélectionnée, cliquez sur le bouton « Imprimer entrée ».

Conclusion

Le module Journal répond aux besoins de l’entreprise de centraliser ses informations corporatives afin d’instaurer une collaboration entre les utilisateurs avec pour résultante une satisfaction accrue de la clientèle.

Partager cet article

Cette page répond-elle à vos besoins?